Czech POINT a GDPR
GDPR (General Data Protection Regulation) je nové nařízení Evropského parlamentu a Rady EU ze dne 27. dubna 2016, které určuje pravidla pro ochranu osobních údajů. GDPR především vyžaduje důslednější přístup k ochraně osobních údajů a nakládání s nimi. Kategorizuje a popisuje bezpečnostní standardy a procesní požadavky na zpracování a ukládání osobních údajů. Týká se všech, kteří shromažďují nebo zpracovávají osobní údaje Evropanů. Nařízení je účinné od 25. května 2018. Následující text popisuje, jakým způsobem jsou zpracovávány osobní údaje v rámci informačního systému Czech POINT, jehož správcem je Digitální a informační agentura.
Osobní údaje v systému Czech POINT
V rámci využívané služby mohou být po žadateli (subjektu údajů) požadovány identifikační údaje za účelem jednoznačného ověření totožnosti pro vydání výpisu z rejstříku či registru, nebo provedení jiného požadovaného úkonu. Požadovanými osobními údaji po žadateli jsou obvykle druh a číslo dokladu (nejčastěji občanský průkaz). Další údaje (jméno, příjmení, datum narození atd.) jsou automatizovaně získávány ze základních registrů či jiných příslušných agendových informačních systémů. Získané osobní údaje jsou použity výhradně pro účely poskytnutí žádané služby, jsou zpracovávány pouze v rámci požadavku o výpis či k provedení daného úkonu, a slouží pro jednoznačné ztotožnění osoby při komunikaci s cílovým agendovým informačním systémem. Tyto údaje nejsou v systému Czech POINT uchovávány ani jinak dále zpracovány. V případě výpisů odesílaných do datové schránky žadatele, zůstávají maximálně po dobu 90-ti dnů do doručení v rámci informačního systému datových schránek.
Cílové informační systémy, které přijímají požadavky o výpis nebo k provedení dané činnosti, spravují příslušné úřady a orgány (např. Rejstřík trestů, Ministerstvo dopravy, Ministerstvo vnitra).
Kontrolní funkce je svěřena Úřadu pro ochranu osobních údajů www.uoou.cz. Jakékoli dotazy a uplatnění práv týkajících se osobních údajů může žadatel (subjekt údajů) provést na e-mail adrese: helpdesk@czechpoint.cz.
Úschovna systému Czech POINT
V rámci systému Czech POINT funguje tzv. Úschovna systému Czech POINT, která slouží pro krátkodobé uchování (30 dní) dokumentů uživatele pro potřeby konverze a od 3. ledna 2024 pro potřeby eLegalizace.
Jelikož zpracování osobních údajů při poskytnutí služeb Czech POINT je upraveno zákonem, není třeba, abyste dávali k tomuto zpracování zvláštní souhlas. Subjekt údajů je o zpracování osobních údajů informován v rámci vydávaných výstupů na kontaktních místech veřejné správy a též prostřednictvím těchto webových stránek.
V rámci služby eLegalizace se v prostředí Úschovna zpracovávají osobní údaje žadatele pouze při tvorbě Podpisového archu. Jedná se o tyto osobní údaje poskytnuté žadatelem: jméno, příjmení, datum narození, místo narození, bydliště a e-mail. Tyto údaje jsou zpracovány výhradně za účelem provedení služby eLegalizace a jsou poskytovány subjektem údajů.
Údaje pro poskytnutí služby eLegalizace zpracovávají ověřující úřady (krajské úřady, obecní úřady s rozšířenou působností, Česká pošta, Hospodářská komora ČR a obecní úřady, které jsou Kontaktním místem veřejné správy Czech POINT).
Z Úschovny lze výstup získat pouze na základě potvrzení s identifikačními kódy, které je předáno žadateli po provedení předmětné služby.
V internetové aplikaci Úschovna Czech POINT (dále jen „Úschovna CzP“), která je součástí systému Czech POINT, je implementována ochranná komponenta „Google reCAPTCHA“ (dále jen „reCAPTCHA“), vyvinutá společností Google Inc. (označovanou jako „Google“). Tato komponenta má za úkol ověřovat, zda vkládání nebo vyzvedávání dokumentů pro autorizovanou konverzi nebo eLegalizaci v rámci Úschovny CzP bylo provedeno člověkem, nikoli automatizovaným programem.
K tomuto účelu reCAPTCHA analyzuje chování uživatele Úschovny CzP pomocí různých kritérií. Tato analýza se aktivuje automaticky, jakmile uživatel navštíví Úschovnu CzP, a zahrnuje hodnocení různých informací, jako jsou IP adresa, čas strávený na stránce nebo pohyby myši. Výsledky analýzy jsou zpracovány společnosti Google. Proces reCAPTCHA probíhá neviditelně na pozadí.
Zpracování dat se řídí podle článku 6, odstavce 1, písmene f) nařízení GDPR. Provozovatel Úschovny CzP má zájem na ochraně svých služeb před zneužitím roboty a spamem. Další informace o reCAPTCHA a zásadách ochrany údajů společnosti Google naleznete na: https://policies.google.com/privacy?hl=cs.
Zpracování osobních údajů na kontaktních místech veřejné správy
Prostřednictvím kontaktních míst veřejné správy lze činit podání a žádat o výpisy z informačních systémů veřejné správy v rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy. Služby kontaktních míst veřejné správy poskytují dle zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů: notáři, krajské úřady, matriční úřady, obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví prováděcí právní předpis, zastupitelské úřady stanovené prováděcím právním předpisem, držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky a banka, které byla Digitální a informační agenturou udělena autorizace k výkonu působnosti kontaktního místa veřejné správy.
Jelikož zpracování osobních údajů subjektu při poskytování služeb Czech POINT je upraveno zákonem, není třeba, abyste dávali k tomuto zpracování zvláštní souhlas. Zpracování osobních údajů v rámci systému Czech POINT je vysvětleno výše. Poté, co žádost o výpis nebo o provedení dané činnosti dorazí na kontaktní místo veřejné správy, platí následující:
Kontaktní místa veřejné správy dále evidují a archivují dokumenty jako např. plnou moc při žádosti o výpis z Rejstříku trestů. Tato povinnost je uložena konkrétními zákonnými ustanoveními a v praxi jde o tři evidence:
- evidenci vydaných výstupů (neevidují se samotné výpisy!) podle § 9b odst. 4 zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů,
- evidenci provedených konverzí podle § 26 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.,
o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, - evidence o zprostředkované identifikaci podle § 10 odst. 5 zákona č. 253/2008 Sb.,
o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů.
Pozn.: Vedení evidence provedených konverzí i evidence o zprostředkované identifikaci zajišťuje pro kontaktní místa Digitální a informační agentura technickými prostředky informačního systému Czech POINT.
Jakékoli dotazy a uplatnění práv týkajících se osobních údajů může žadatel (subjekt údajů) provést na e-mail adrese konkrétního kontaktního místa veřejné správy – Czech POINTu – tedy již v roli městského či krajského úřadu, obecního úřadu, notáře apod., dle jím stanovených předpisů a samozřejmě na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Kontrolní funkce je svěřena Úřadu pro ochranu osobních údajů www.uoou.cz.
Prohlášení o zpracování osobních údajů autentizačním informačním systémem najdete zde: https://www.czechpoint.
Detailní informace o předávání údajů správcům Informačních systémů veřejné správy
Ostatní agendy poskytované kontaktním místem veřejné správy
- Výpis z veřejného rejstříku
- Výpis z katastru nemovitostí
- Snímek z katastrální mapy
- Výpis z Rejstříku trestů pro právnické osoby
- Výpis z živnostenského rejstříku
- Výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů
- Provedení identifikace a sepsání veřejné listiny o identifikaci
- Autorizovaná konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby
- Autorizovaná konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby
Při poskytování těchto agend nedochází ze strany kontaktního místa veřejné správy k ukládání osobních údajů. Za účelem ztotožnění jsou identifikační údaje žadatele ověřovány oproti referenčním údajům v základních registrech. Ke zpracování osobních údajů může docházet, z úkonu na místě je však žadateli zjevné, za jakým účelem a v jakém rozsahu údaje poskytl. Z tohoto důvodu nemá kontaktní místo veřejné správy povinnost informovat subjekt údajů o zpracování poskytnutých údajů.
Výpis z Insolvenčního rejstříku
Účel zpracování osobních údajů
Účelem zpracování osobních údajů kontaktním místem veřejné správy je vyřízení žádosti o vydání ověřeného výstupu – výpis z insolvenčního rejstříku
Příjemci
Příjemcem je dané kontaktní místo veřejné správy, které žádost přijalo. Toto kontaktní místo veřejné správy předává údaje žadatele dále správci Insolvenčního rejstříku, tedy informačnímu systému veřejné správy, ze kterého je výpis pořizován. Dalším subjektům jsou údaje předávány jen tehdy, pokud jim svědčí zákonný důvod pro přístup k údajům obsaženým v žádosti (např. orgány činné v trestním řízení, zpravodajské služby, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro účely soudního řízení.
Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci
Údaje nejsou předávány mimo Českou republiku.
Doba uložení osobních údajů
Kontaktní místo veřejné správy neuchovává osobní údaje žadatele.
Výpis z Rejstříku trestů
Účel zpracování osobních údajů
Účelem zpracování osobních údajů kontaktním místem veřejné správy je vyřízení žádosti o vydání výpisu z evidence Rejstříku trestů fyzických osob.
Příjemci
Příjemcem je dané kontaktní místo veřejné správy, které žádost přijalo. Toto kontaktní místo veřejné správy předává údaje žadatele dále Rejstříku trestů. Za účelem ztotožnění jsou identifikační údaje žadatele ověřovány oproti referenčním údajům v základních registrech. Dalším subjektům jsou údaje předávány jen tehdy, pokud jim svědčí zákonný důvod pro přístup k údajům obsaženým v žádosti (např. orgány činné v trestním řízení, zpravodajské služby, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro účely soudního řízení.
Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci
Údaje jsou předávány příslušnému orgánu členského státu Evropské unie, v případě, že žadatel žádá o výpis z evidence rejstříku trestů členského státu Evropské unie.
Doba uložení osobních údajů
Kontaktní místo veřejné správy uchovává v souladu se zvláštními právními předpisy písemné žádosti o výpis týkající se fyzické osoby včetně úředně ověřených plných mocí připojených k žádostem, po dobu dvou let od podání žádosti.
Výpisy z centrálního registru řidičů a registru účastníků provozu modulu autovraků ISOH
Účel zpracování osobních údajů
Účelem zpracování osobních údajů kontaktním místem veřejné správy je vyřízení žádosti o vydání ověřeného výstupu z informačních systémů veřejné správy (výpis z centrálního registru řidičů, registru účastníků provozu modulu autovraků ISOH).
Příjemci
Příjemcem je dané kontaktní místo veřejné správy, které žádost přijalo. Toto kontaktní místo veřejné správy předává údaje žadatele dále správci informačního systému veřejné správy, ze kterého je výpis pořizován. Za účelem ztotožnění jsou identifikační údaje žadatele ověřovány oproti referenčním údajům v základních registrech. Dalším subjektům jsou údaje předávány jen tehdy, pokud jim svědčí zákonný důvod pro přístup k údajům obsaženým v žádosti (např. orgány činné v trestním řízení, zpravodajské služby, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro účely soudního řízení.
Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci
Údaje nejsou předávány mimo Českou republiku.
Doba uložení osobních údajů
Kontaktní místo veřejné správy uchovává písemné žádosti o výpis včetně plných mocí připojených k žádostem. Doba uložení osobních údajů kontaktním místem veřejné správy je obvykle 3 roky následující po uplynutí kalendářního roku, ve kterém byla žádost podána. Lhůta může být určena odlišně každým jednotlivým provozovatelem kontaktního místa veřejné správy, a to jeho spisovým řádem.
Žádosti a oznámení týkající se datových schránek
Účel zpracování osobních údajů
Účelem zpracování osobních údajů kontaktním místem veřejné správy je vyřízení žádosti o zřízení datové schránky, zneplatnění přístupových údajů, přidání pověřené osoby, znepřístupnění datové schránky, opětovné zpřístupnění datové schránky, povolení a zrušení dodávání dokumentů v rámci soukromoprávní komunikace a oznámení o změně statutárního orgánu.
Příjemci
Příjemcem je dané kontaktní místo veřejné správy, které žádost přijalo. Toto kontaktní místo veřejné správy předává údaje žadatele dále Digitální a informační agentuře – správci informačního systému datových schránek. Za účelem ztotožnění jsou identifikační údaje žadatele ověřovány oproti referenčním údajům v základních registrech. Dalším subjektům jsou údaje předávány jen tehdy, pokud jim svědčí zákonný důvod pro přístup k údajům obsaženým v žádosti (např. orgány činné v trestním řízení, zpravodajské služby, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro účely soudního řízení.
Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci
Údaje nejsou předávány mimo Českou republiku.
Doba uložení osobních údajů
Kontaktní místo veřejné správy uchovává písemné žádosti o výpis včetně plných mocí připojených k žádostem. Doba uložení osobních údajů kontaktním místem veřejné správy je obvykle 3 roky následující po uplynutí kalendářního roku, ve kterém byla žádost podána. Lhůta může být určena odlišně každým jednotlivým provozovatelem kontaktního místa veřejné správy, a to jeho spisovým řádem.
Žádosti týkající se Základních registrů
- Výpis údajů z registru obyvatel
- Veřejný výpis údajů z registru osob
- Neveřejný výpis údajů podnikající fyzické osoby z registru osob
- Výpis o využití údajů z registru obyvatel
- Záznam o využívání údajů v registru osob
- Žádost o změnu údajů v registru obyvatel
- Žádost o reklamaci údajů při zjištění nesouladu v registru osob
- Žádost o poskytnutí údajů třetí osobě
Účel zpracování osobních údajů
Účelem zpracování osobních údajů kontaktním místem veřejné správy je vyřízení žádosti o výpis údajů, ze základních registrů (dále jen ZR), reklamaci a změnu údajů v ZR a poskytnutí údajů ze ZR.
Příjemci
Příjemcem je dané kontaktní místo veřejné správy, které žádost přijalo. Toto kontaktní místo veřejné správy předává údaje žadatele dále správci informačního systému základních registrů. Za účelem ztotožnění jsou identifikační údaje žadatele ověřovány oproti referenčním údajům v základních registrech. Dalším subjektům jsou údaje předávány jen tehdy, pokud jim svědčí zákonný důvod pro přístup k údajům obsaženým v žádosti (např. orgány činné v trestním řízení, zpravodajské služby, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro účely soudního řízení.
Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci
Údaje nejsou předávány mimo Českou republiku.
Doba uložení osobních údajů
Kontaktní místo veřejné správy uchovává písemné žádosti včetně dokumentů a plných mocí připojených k žádostem. Doba uložení osobních údajů kontaktním místem veřejné správy je obvykle 3 roky následující po uplynutí kalendářního roku, ve kterém byla žádost podána. Lhůta může být určena odlišně každým jednotlivým provozovatelem kontaktního místa, a to jeho spisovým řádem.
Zprostředkování podání podle živnostenského zákona
Účel zpracování osobních údajů
Účelem zpracování osobních údajů kontaktním místem veřejné správy je vyřízení žádosti o zprostředkování podání podle živnostenského zákona.
Příjemci
Příjemcem je dané kontaktní místo veřejné správy, které žádost přijalo. Toto kontaktní místo veřejné správy předává údaje žadatele dále příslušnému živnostenskému úřadu dle volby žadatele. Za účelem ztotožnění jsou identifikační údaje žadatele ověřovány oproti referenčním údajům v základních registrech. Dalším subjektům jsou údaje předávány jen tehdy, pokud jim svědčí zákonný důvod pro přístup k údajům obsaženým v žádosti (např. orgány činné v trestním řízení, zpravodajské služby, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro účely soudního řízení.
Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci
Údaje nejsou předávány mimo Českou republiku.
Doba uložení osobních údajů
Kontaktní místo veřejné správy neuchovává osobní údaje žadatele.
Czech POINT reg.č. CZ.1.06/1.1.00/03.05921